HUISHOUDELIJK REGLEMENT MEDEMBLIKKER TENNIS CLUB
Rechten en verplichtingen der leden
Artikel 1
De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het ter plaatse geldende parkreglement (bijlage 1) en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of namens het bestuur optredende personen.
Artikel 2
Leden zijn verplicht de contributie en, indien verschuldigd, het entreegeld te voldoen vóór 1 april van het desbetreffende verenigingsjaar (begin van het tennisseizoen).
Het bestuur zal aan de leden die op bovengenoemde datum niet aan de verplichting tot betaling hebben voldaan, éénmaal een herinnering tot betaling sturen. Indien een lid dan binnen de gestelde termijn nog niet aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan, is het lid vanaf die datum niet meer bevoegd de aan het lidmaatschap verbonden rechten uit te oefenen totdat hij geheel aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan. Gedurende deze periode blijft het desbetreffende lid verplicht te voldoen aan alle verplichtingen welke uit het lidmaatschap voortvloeien.
Artikel 3
Seniorleden zijn verplicht jaarlijks 3 “diensten” voor de club te verrichten. Dit kunnen zijn: bardiensten en/of papierophaaldiensten en/of elke andere door het bestuur als zodanig goedgekeurde dienst. Deze diensten kunnen worden ingevuld op zgn. intekenlijsten die aan het begin van elk jaar in de kantine op het prikbord hangen (in de toekomst ook via onze site). Leden die verzuimen de diensten zelf in te vullen, worden door de desbetreffende commissie ingedeeld en krijgen dan dus willekeurige data aangewezen.
De mogelijkheid bestaat om op voorhand alle diensten af te kopen à € 50,- per jaar.
Indien het lid (om wat voor reden ook) zijn dienst niet kan vervullen, is het lid verplicht om zelf voor vervanging zorg te dragen. Bij het niet nakomen hiervan volgt een boete van € 25,- per dienst.
Indien een lid weigert aan de verplichting tot het draaien van diensten te voldoen en de daaruit volgende boete(s) weigert te betalen, is het lid niet meer bevoegd de aan het lidmaatschap verbonden rechten uit te oefenen en zal royement (opzegging namens de vereniging) volgen.
Vrijgesteld van diensten zijn: ereleden, leden van verdiensten en leden van 75 jaar en ouder.
Artikel 4
De ledenjaarpas wordt niet eerder uitgereikt dan wanneer er voldaan is aan de verplichtingen genoemd in artikel 2 en 3.
Artikel 5
De leden hebben het recht tijdens de openingstijden gebruik te maken van de kantine en/of de kleedkamers.
De openingstijden zijn tijdens – de vooraf bekend gemaakte -, ingedeelde “bardiensten”. Tevens tijdens competities en toernooien een half uur voor aanvang van de wedstrijden tot minimaal een uur na afloop van de laatst gespeelde wedstrijd.
Indien er echter minimaal 4 leden gezamenlijk gebruik wensen te maken van de kantine kan één van deze leden bij de sectretaris of de voorzitter van de barcommissie een sleutel van de kantine ophalen. Het “sleutelophalende” lid heeft dan de verantwoording dat alles correct geregeld wordt. Zoals: bij vertrek de kantine sluiten (ook als deze groep op de baan gaat staan) lichten en apparaten uit, alles netjes achter laten (dus ook zelf de afwas doen), consumpties betalen, geld en sleutel de zelfde dag (indien erg laat, uiterlijk de dag daarna) weer inleveren.
Voor commissieleden met een eigen sleutel gelden dezelfde plichten, met dien verstande dat het door hen ontvangen geld minimaal eens per maand moet worden ingeleverd bij de voorzitter van de barcommissie.
Artikel 6
De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs-, kascommissie en T.C.-vergadering zijnde), wedstrijden en andere evenementen der vereniging aanwezig te zijn.
Artikel 7
Bij langdurige blessures c.q. zwangerschap bestaat de mogelijkheid om het lidmaatschap tijdelijk stil te leggen. Een schriftelijk verzoek hiertoe dient te worden ingediend bij de penningmeester, alwaar ook de ledenpas moet worden ingeleverd. Op het moment dat er weer getennist kan worden zal de penningmeester de contributie verrekenen en de spelerspas weer teruggeven.
Vergaderingen
Artikel 8
De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. Aan het begin van ieder jaar worden voor dat jaar de vergaderdata vastgelegd. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.
Artikel 9
Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke convocatie aan ieder bestuurslid, tenminste zeven dagen vóór de datum der vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.
Artikel 10
Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden, ereleden of leden van verdiensten. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de algemene vergadering.
Artikel 11
De agenda der algemene vergadering bevat, behalve de uit de Statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste zeven dagen vóór verzending der convocaties door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen. Tijdens deze algemene vergadering is het niet toegestaan gebruik te maken van de baanverlichting en/of de tennisbanen.
Artikel 12
Alle op de agenda ener vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, het welk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene vergadering ondersteund door tenminste vier andere leden.
Commissies
Artikel 13
De algemene vergadering kan één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen der bevoegdheden van de benoemde commissie. Deze commissie en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd. Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd. De commissies - met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 10, lid 4 van de Statuten - kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kan het bestuur de benoeming van één of meer leden daarvan als zodanig weer intrekken en al dan niet door anderen vervangen.
Artikel 14
De commissie, als bedoeld in artikel 10, lid 4 van de Statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.
Artikel 15
De Medemblikker Tennis Club werkt, behoudens de in artikel 13 genoemde mogelijke commissies, met de volgende vaste commissies: bar-, competitie-, jeugd-, onderhoud-, redactie-, recreatie- en wedstrijdcommissie.
Alle in dit artikel genoemde commissies zijn verplicht om voor de algemene vergadering een overzicht van het afgelopen jaar en een aktieplan voor het komende jaar te verzorgen.
Een beknopt overzicht van de overige werkzaamheden van deze vaste commissies is te vinden in bijlage 2.
Besluitvorming
Artikel 16
Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen der stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan. Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming overgegaan.
Artikel 17
Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem.
Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.
Artikel 18
In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd.
Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de Statuten en het Huishoudelijk Reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij Statuten of
Huishoudelijk Reglement anders is bepaald.
Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.
Bestuur
Artikel 19
De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht, het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van gemachtigde worden uitgeoefend, leder jaar treden twee bestuursleden af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig. Ook treden jaarlijks af de in artikel 9, lid 5 van de Statuten genoemde adviseurs. De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter invulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden.
Artikel 20
In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vice-voorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter, diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vice-voorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.
Artikel 21
Schade aan de vereniging of één harer bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.
Artikel 22
Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
a. namen en adressen van de in artikel 3 van de Statuten bedoelde personen;
b. presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur;
c. de bezittingen en schulden van de vereniging.
Kleine voorwerpen van geringe waarde, welker gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen.
Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt omtrent zijn eigen gegevens.
Aanmelding en Opzegging
Artikel 23
Aanmelding geschiedt via een aanmeldingsformulier als bedoeld in artikel 4, lid 1 van de Statuten, dat ingeleverd dient te worden bij de ledenadministratie. Op dit aanmeldingsformulier dient te worden vermeld: naam, voornamen, woonplaats, adres, geboortejaar en –datum en, indien van toepassing, de speelsterkte.
Bij het formulier dient tevens een recente pasfoto te worden ingeleverd.
De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere verenigingsaktiviteiten.
De leden zijn verplicht adresveranderingen ten spoedigste aan de ledenadministratie op te geven.
De vereniging kan de adresgegevens binnen verenigingsverband openbaar maken in verband met alle reguliere verenigingsaktiviteiten en tevens verstrekken aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid.
Artikel 24
Opzegging geschiedt schriftelijk bij de ledenadministratie en wel vóór 1 december van het lopende jaar.
Hierbij dient tevens de sleutel van de toegangspoort te worden ingeleverd.
Alléén in dat geval worden entreegeld en sleutelborg terugbetaald.
Slotbepalingen
Artikel 25
Het huishoudelijk reglement van de Medemblikker Tennis Club bevat 2 bijlagen.
Artikel 26
Alle leden ontvangen desgewenst van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, zulks tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.
Artikel 27
Aldus vastgesteld door de algemene vergadering op
Bijlage 1
PARKREGLEMENT MEDEMBLIKKER TENNIS CLUB
1 Gerechtigd om op de banen van MTC te spelen zijn:
- iedereen die in het bezit is van een geldig MTC ledenpasje
- gastspelers
- spelers met een geldig dagpasje
2 Het gebruik van de banen is alleen toegestaan in gebruikelijke tenniskleding.
3 Het betreden van de banen is alleen toegestaan op schoon tennisschoeisel.
4 Uitgezonderd competitie, toernooien e.d. dient een ieder die voldoet aan ad 1 gebruik te maken van het afhangsysteem. Daartoe hangt men zijn eigen pasje op bij de tijd en onder het nummer van de baan waarop men gaat spelen. Ook een ieder die tennistraining volgt, dient gebruik te maken van het afhangsysteem.
5 Men dient te reserveren voor de eerstmogelijke periode. Zolang er nog een baan vrij is, is het niet toegestaan een reeds bezette baan te reserveren. Afhangen van toekomstige speelperioden kan alleen als de voorgaande periodes al gereserveerd zijn.
6 Iedere speler die heeft afgehangen dient op het tennispark te blijven. Alleen het eigen spelerspasje mag worden opgehangen, niet die van een ander. Een baanreservering is pas geldig als er twee pasjes zijn afgehangen.
7 Basisjeugd mag tot 18.00 uur gebruik maken van de banen, junioren tot 20.00 uur. Junioren die in het betreffende jaar 16 of 17 worden mogen tot 20.15 afhangen en hebben dus speelrecht tot 21.00 uur. Alleen wanneer na genoemde tijden banen niet gebruikt worden, mogen jeugdleden ook later spelen.
8 De speeltijd is voor alle banen 45 minuten inclusief veegtijd. Na het spelen altijd vegen.
9 Als de speelperiode (of training) voorbij is, dan kan men opnieuw afhangen op de baan die als eerste vrij komt.
10 Het is verboden om in de clubgebouwen van MTC te roken.
11 Van de verlichting kan gebruik worden gemaakt tot uiterlijk 24.00 uur. Als er bij de naast elkaar liggende banen (1/2 en 3/4) reeds lichten aan zijn is men verplicht, indien één van deze banen nog vrij is, deze als eerste af te hangen (i.v.m. de kosten). Na afloop van het spel lichten uitdoen. Lichtkastje kan geopend/gesloten worden met de sleutel van de poort.
12 De poort dient te allen tijde gesloten gehouden te worden. Sleutels zijn tegen een borg van €12 te verkrijgen bij het dagelijks bestuur. Degene die als laatste het park verlaat doet de poort ook echt op slot (sleutel 1x ronddraaien). Over het hek geslagen ballen kunnen worden opgehaald via het zijhek (zelfde sleutel als hoofdingang) of via de poort naast de blokhut (sleutel van deze poort hangt in het lichtkastje).
13 Fietsen moeten gestald worden in de fietsenstalling.
14 Het bestuur heeft de bevoegdheid om de banen te claimen en/of de poort open te zetten t.b.v. competitie, toernooien en eventueel andere evenementen.
15 Alle bezoekers van het tennispark dienen zich te onthouden van gedrag of daden die in strijd zijn met een goed gebruik van de accommodatie en zijn verplicht de aanwijzingen van bestuursleden m.b.t. dit parkreglement stipt op te volgen.
16 Bij onduidelijkheid omtrent dit parkreglement of in alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
Bijlage 2
BEKNOPT OVERZICHT WERKZAAMHEDEN VASTE COMMISSIES
BARCOMMISSIE
- inkoop verzorgen
- balansen
- geld wegbrengen naar de bank
- schema maken wie wanneer coordinatie heeft
- aanvullen te verkopen produkten
- regelen wisselgeld en sleutel voor de bardienst
- wegwijs maken nieuwe leden die voor het eerst bardienst moeten draaien
- bardiensten regelen
- verzorgen EHBO doos
- in overleg met de schoonmaak afspreken wie wat wanneer doet
- wegbrengen van fust naar de glascontainer
- vuilcontainers aan de weg zetten
COMPETITIECOMMISSIE
- informatie verschaffen over de mogelijke vormen van competitie
- aanmeldingsformulier verzorgen voor de opgave van teams
- aangemelde teams opgeven bij de KNLTB
- verzorgen van ballen
- innen competitiebijdrage, uitgeven wedstrijdprogramma en ballen
- schema maken welke VCL dienst heeft
- uitslagen invoeren, nakijken en protesten regelen
- eventuele kampioenen huldigen
JEUGDCOMMISSIE
- nieuwe jeugdleden wegwijs maken (parkreglement)
- jeugdpasjes uitdelen
- verzorgen van informatie voor de jeugdsurrevus
- in overleg met All-In zorgen dat de trainingen goed verlopen
- aktiviteiten ontplooien (als commissie of in samenwerking met All-In) om de tennisvaardigheid en de clubsaamhorigheid te vergroten zoals pannenkoekentennis, ouder/jeugdtoernooi, tententoernooi
- “lokken” nieuwe leden middels een open dag of een vriendjes/vriendinnetjes toernooi
- zorgen voor extra geld door mee te doen aan speciale jeugdakties, bv Deen, grote club aktie
ONDERHOUDSCOMMISSIE
- alle kleine zelf te verrichten reparaties (op en rond de banen en m.b.t. de kantine) uitvoeren en bij te grote klussen zorgen dat er een offerte komt om het na goedkeuring dan te laten uitvoeren
- onderhoud van onze eigen groenvoorziening
- legen prullenbakken op ons park
- vegen banen met de grote driehoek borstel, bladeren verwijderen, onkruid bestrijden (wegenzout)
REDACTIECOMMISSIE
- MTC tennis nieuws verzamelen (nieuws van bestuur, ALL-IN, commissies, bardienst, papierdienst)
- minimaal 8 maal een “surrevus” laten verschijnen
- zorgen dat alle leden een surrevus ontvangen
RECREATIECOMMISSIE
- nieuwe leden wegwijs maken
- verzorgen van alle recreatieve aktiviteiten zoals: label-ochtend, -middag, -avond, thema toernooien en onderlinge clubwedstrijden
WEDSTRIJDCOMMISSIE
- alle zaken die te maken hebben met de organisatie van de open/veteranen toernooien en de clubkampioenschappen
- de wedstrijdcommissie heeft hiervoor een draaiboek gemaakt